薪人薪事常兴龙:疫期企业高效在线协同中层管理者是关键

来源:互联网 时间:2020-02-12

疫情肆虐,众多中小型企业业务受到巨大冲击,目前各地政府也已出台了一些帮扶政策,企业应当如何抓住利好政策制定自己的业务发展方案?面对即将到来的复工,企业又该如何应对?2月6日,薪人薪事创始人兼CEO常兴龙受小饭桌邀请,作为第一期分享导师作了主题为“疫期中小企业如何高效复工”的精彩分享。

开工在即,面对当下特殊的形势,企业应该如何做好复工规划,尽快恢复生产?又如何在集中办公与远程办公共存的情况下提高工作效率,做好组织建设?

针对这些创业者最关心的问题,常兴龙老师一一解答,小饭桌也对其分享作了整理,精彩观点如下:

1.要做到高效在线协同需要“打小做多”并统战“中层力量”

2.在线协同讲究细化任务颗粒度并及时处理工作评价

3.春节过后HR要警惕团队迭代风险

4.组织建设上要强调优胜劣汰,优化人才结构、调整投入明细

以下为常兴龙老师分享实录,以飨读者。

一、如何进行复工规划

如果观察全球趋势可以发现,在家办公人员的比例一直处于上升期,疫情只是使这种情形加剧,这就要求企业将远程办公这件事进行长期考虑。

不要以为疫情只是一时,就做一个短期计划,长期规划会增强企业在之后的抗打击能力。这个过程中HR应该梳理出公司现有的远程系统并查漏补缺,比如电话会议系统、日志追踪系统等。同时HR还要与老板共同寻找新的共生组织关系,根据现阶段员工角色的重要程度,重新制定绩效标准。

除了长期的规划,还要做好动态监测。各地最近都在出台帮扶政策,但补贴情况肯定是“僧多肉少”,企业除了对已有政策进行梳理,还要对新政策及时关注。另外,对于员工的监测也必不可少,员工返程日期、健康状况等,公司都应熟记在心。

做到以上两点后,企业应该尽力恢复生产。HR要和业务部门领导重新确认目标,年前定的目标可能要进行重新调整,也不排除新的协作方式下调整组织构架。一定要做出流程的改变,当前环境不同了,原来的流程不做改变的话,很难恢复上升的节奏。

除了以上三个规划策略,另外有关于如何做到安全复工,我有一些建议。

确保安全复工离不开企业与员工的共同努力。对于企业来说,要做到三点:

第一,员工信息的采集。比如员工所在地、状况与返回时间等最新情况;

第二,要做好每日体温的采集,保证员工的持续性健康;

第三,做好健康分析。根据信息采集对公司员工做出健康分析,确保安全复工。

对于员工个人来说要主动防疫,了解疫情信息、发烧门诊的分布,并学习科学的防疫措施。

二、如何高效在线协同

疫情持续的话,很多公司开工后要实行远程办公,那么如何做好远程办公的协同?

第一,要确立在线协同的基本原则。比如指令必须明确,这些指令必须是单一的并且可以找人验证,这时候中层就起了重要的作用。可以将中层拉到一个组中,保证指令的明确下达;同时还要规避信息过载,一些企业用了很多办公系统,但其实这些系统会存在功能重叠,这反而造成了效率的降低,HR应该对企业的系统进行清晰的梳理;一些远程社交仪式的建立有助于督促员工线上工作,比如规定开例会的时间、衣着等。

第二,将任务做分解,我们也称为“打小做多”。在当前情况下,把大任务拆成小任务是非常重要的。首先要由HR牵头,拆解成具体的、明晰的限时任务。其次是以天为计,细化协同。第三,要有新的备份机制和考核机制,包括人员的备份与系统化的考核,最好有系统化、在线化的软件,能够帮助大家去进行梳理。

第三,统战“中层力量”。越在这种特殊时期,中层的力量就越容易显现,为此企业需要一些策略将中层力量最大化。纵向上,建立临时制度,确保信息可达且方案准确,比如要求员工看到指令必须回复“收到”;横向上,制定中层力量机制,企业考虑在疫情之下,各中层之间怎样将任务分解协同,除此之外,还要对中层有激励措施。

在这些策略实施的过程中还有四点需要重点强调。

第一,细化任务颗粒度。这其实是上面所提到的“打小做多”,一定要注意将任务切割得足够细致,足够小。

第二,及时处理工作评价。需要注意的是,在远程办公中,公司上下级很容易出现情绪割裂。因此,要明确当天要处理的任务,早规划,晚复盘。要鼓励主动发布协同风险,当上下游出现协同风险时,鼓励员工主动讲出来。由于许多工作大家并不能事先确定需要多少时间来完成,因此短期即时评价和长期积累机制的建立也要兼顾。

第三,减少团队迭代风险。春节假期之后一般是招聘旺季,在远程协同的情况下,员工换工作比例有可能会比往年要大。HR需要提前启动一些动作,减少团队迭代的风险:首先是对于年前Offer已经发放的同事,要重新回顾一下这个岗位,是否需要延期或尽快入职;第二是要提前开启线上招聘通道,加强人才库的积累,应对工作团队的迭代风险;第三,要建立完整的电子劳动合同制度。

第四,建立线上合规完整流程。现在的工作环境发生了大的改变,从入职到离职的整个相关流程也要有很大的改变。

第一步,HR要做好员工从入职到离职所有环节的回顾,找到适用于现在的办法和制度。

第二步,进行必要的法制文件电子化补充,除了劳动合同以外,其他的文件,如薪酬证明等,是否也可以电子化?对应的个税、薪酬制度、扣款情况,要进行体系化地梳理。

第三步,也是最重要的一步,就是要建立线上远程化、合规、完整的人力资源流程。

三、如何做好组织建设

远程办公与驻地办公切换的时候,生产效率一定会受到影响。此前几天,我收到了很多创业朋友的提问,有的甚至说“我今年不会倒了吧”,感到压力非常大。大家估计疫情可能还要持续几个月时间,在这几个月中怎样降低成本,开源节流?是大家都非常关注的问题。

在这里,我有三个观点与大家分享。

第一,强化优胜劣汰。在这个阶段必须要强调优胜劣汰的制度,这并不等同于简单粗暴的裁员,而是组织和员工之间要做一个新的、协同的双向设定,同时也是一个双向选择的过程。

第二,优化人才结构。优化的核心不是裁员,而是在企业的发动机、驱动力发生改变的情况下,重新梳理不同角色的定位。比如目前在远程协作的时候,需要多少领导?他们的任务到底是什么?员工与领导沟通时,需要做的工作是什么?等等。

优化人才结构分为三步:先回顾角色的重要性,再纵向看长短期的回报比例在不同的角色之间是怎样分布的,接下来再横向看每一层的协同任务边界是不是要重新进行划分。这样就可以把人才结构进行体系化地梳理了。

第三,调整投入的明细。此前的投入中,本地化办公的成本多一些,此时要有意识地进行调整了。比如固定的房租、水电费投入有可能会缩小,远程办公投入的费用要加大。你的投入在什么地方,收获就会在什么地方,要根据自己的业务情况进行投入调整。

调整中,需要看短期回报和长期回报。调整后哪些员工产生绩效的能力比较高,就应该及时补上这些同学的激励。整体来讲,关于时效性和细微度做得越多,调整效果就越好。

当前的疫情对于企业来说既是挑战也是机遇。一方面想要做好高效协同和组织建设需要更加细致的部署和快速响应,对于CEO和HR来说都是一项耗费心力的事;但是另一方面,HR也应该抓住机会与老板站在一起,共同梳理规划企业的组织管理,对工作中各个环节的衔接做一次系统性的查漏补缺。

相信等这次疫情过后,公司的抗击打能力会更强,团队协同作战能力也会大幅提升。祝福各位创业者,我们一起难关共渡。

版权信息|来源小饭桌,作者薪人薪事创始人&CEO常兴龙

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