薪人薪事常兴龙：疫期企业高效在线协同中层管理者是关键

来源：互联网时间：2020-02-12

疫情肆虐，众多中小型企业业务受到巨大冲击，目前各地政府也已出台了一些帮扶政策，企业应当如何抓住利好政策制定自己的业务发展方案？面对即将到来的复工，企业又该如何应对？2月6日，薪人薪事创始人兼CEO常兴龙受小饭桌邀请，作为第一期分享导师作了主题为“疫期中小企业如何高效复工”的精彩分享。

开工在即，面对当下特殊的形势，企业应该如何做好复工规划，尽快恢复生产？又如何在集中办公与远程办公共存的情况下提高工作效率，做好组织建设？

针对这些创业者最关心的问题，常兴龙老师一一解答，小饭桌也对其分享作了整理，精彩观点如下：

1.要做到高效在线协同需要“打小做多”并统战“中层力量”

2.在线协同讲究细化任务颗粒度并及时处理工作评价

3.春节过后HR要警惕团队迭代风险

4.组织建设上要强调优胜劣汰，优化人才结构、调整投入明细

以下为常兴龙老师分享实录，以飨读者。

一、如何进行复工规划

如果观察全球趋势可以发现，在家办公人员的比例一直处于上升期，疫情只是使这种情形加剧，这就要求企业将远程办公这件事进行长期考虑。

不要以为疫情只是一时，就做一个短期计划，长期规划会增强企业在之后的抗打击能力。这个过程中HR应该梳理出公司现有的远程系统并查漏补缺，比如电话会议系统、日志追踪系统等。同时HR还要与老板共同寻找新的共生组织关系，根据现阶段员工角色的重要程度，重新制定绩效标准。

除了长期的规划，还要做好动态监测。各地最近都在出台帮扶政策，但补贴情况肯定是“僧多肉少”，企业除了对已有政策进行梳理，还要对新政策及时关注。另外，对于员工的监测也必不可少，员工返程日期、健康状况等，公司都应熟记在心。

做到以上两点后，企业应该尽力恢复生产。HR要和业务部门领导重新确认目标，年前定的目标可能要进行重新调整，也不排除新的协作方式下调整组织构架。一定要做出流程的改变，当前环境不同了，原来的流程不做改变的话，很难恢复上升的节奏。

除了以上三个规划策略，另外有关于如何做到安全复工，我有一些建议。

确保安全复工离不开企业与员工的共同努力。对于企业来说，要做到三点：

第一，员工信息的采集。比如员工所在地、状况与返回时间等最新情况；

第二，要做好每日体温的采集，保证员工的持续性健康；

第三，做好健康分析。根据信息采集对公司员工做出健康分析，确保安全复工。

对于员工个人来说要主动防疫，了解疫情信息、发烧门诊的分布，并学习科学的防疫措施。

二、如何高效在线协同

疫情持续的话，很多公司开工后要实行远程办公，那么如何做好远程办公的协同?

第一，要确立在线协同的基本原则。比如指令必须明确，这些指令必须是单一的并且可以找人验证，这时候中层就起了重要的作用。可以将中层拉到一个组中，保证指令的明确下达；同时还要规避信息过载，一些企业用了很多办公系统，但其实这些系统会存在功能重叠，这反而造成了效率的降低，HR应该对企业的系统进行清晰的梳理；一些远程社交仪式的建立有助于督促员工线上工作，比如规定开例会的时间、衣着等。

第二，将任务做分解，我们也称为“打小做多”。在当前情况下，把大任务拆成小任务是非常重要的。首先要由HR牵头，拆解成具体的、明晰的限时任务。其次是以天为计，细化协同。第三，要有新的备份机制和考核机制，包括人员的备份与系统化的考核，最好有系统化、在线化的软件，能够帮助大家去进行梳理。

第三，统战“中层力量”。越在这种特殊时期，中层的力量就越容易显现，为此企业需要一些策略将中层力量最大化。纵向上，建立临时制度，确保信息可达且方案准确，比如要求员工看到指令必须回复“收到”；横向上，制定中层力量机制，企业考虑在疫情之下，各中层之间怎样将任务分解协同，除此之外，还要对中层有激励措施。

在这些策略实施的过程中还有四点需要重点强调。

第一，细化任务颗粒度。这其实是上面所提到的“打小做多”，一定要注意将任务切割得足够细致，足够小。

第二，及时处理工作评价。需要注意的是，在远程办公中，公司上下级很容易出现情绪割裂。因此，要明确当天要处理的任务，早规划，晚复盘。要鼓励主动发布协同风险，当上下游出现协同风险时，鼓励员工主动讲出来。由于许多工作大家并不能事先确定需要多少时间来完成，因此短期即时评价和长期积累机制的建立也要兼顾。

第三，减少团队迭代风险。春节假期之后一般是招聘旺季，在远程协同的情况下，员工换工作比例有可能会比往年要大。HR需要提前启动一些动作，减少团队迭代的风险：首先是对于年前Offer已经发放的同事，要重新回顾一下这个岗位，是否需要延期或尽快入职；第二是要提前开启线上招聘通道，加强人才库的积累，应对工作团队的迭代风险；第三，要建立完整的电子劳动合同制度。

第四，建立线上合规完整流程。现在的工作环境发生了大的改变，从入职到离职的整个相关流程也要有很大的改变。

第一步，HR要做好员工从入职到离职所有环节的回顾，找到适用于现在的办法和制度。

第二步，进行必要的法制文件电子化补充，除了劳动合同以外，其他的文件，如薪酬证明等，是否也可以电子化？对应的个税、薪酬制度、扣款情况，要进行体系化地梳理。

第三步，也是最重要的一步，就是要建立线上远程化、合规、完整的人力资源流程。

三、如何做好组织建设

远程办公与驻地办公切换的时候，生产效率一定会受到影响。此前几天，我收到了很多创业朋友的提问，有的甚至说“我今年不会倒了吧”，感到压力非常大。大家估计疫情可能还要持续几个月时间，在这几个月中怎样降低成本，开源节流？是大家都非常关注的问题。

在这里，我有三个观点与大家分享。

第一，强化优胜劣汰。在这个阶段必须要强调优胜劣汰的制度，这并不等同于简单粗暴的裁员，而是组织和员工之间要做一个新的、协同的双向设定，同时也是一个双向选择的过程。

第二，优化人才结构。优化的核心不是裁员，而是在企业的发动机、驱动力发生改变的情况下，重新梳理不同角色的定位。比如目前在远程协作的时候，需要多少领导？他们的任务到底是什么？员工与领导沟通时，需要做的工作是什么？等等。

优化人才结构分为三步：先回顾角色的重要性，再纵向看长短期的回报比例在不同的角色之间是怎样分布的，接下来再横向看每一层的协同任务边界是不是要重新进行划分。这样就可以把人才结构进行体系化地梳理了。

第三，调整投入的明细。此前的投入中，本地化办公的成本多一些，此时要有意识地进行调整了。比如固定的房租、水电费投入有可能会缩小，远程办公投入的费用要加大。你的投入在什么地方，收获就会在什么地方，要根据自己的业务情况进行投入调整。

调整中，需要看短期回报和长期回报。调整后哪些员工产生绩效的能力比较高，就应该及时补上这些同学的激励。整体来讲，关于时效性和细微度做得越多，调整效果就越好。