8Manage：如何优化医院招标采购流程？

随着我国医疗体制改革的不断深化,医院的招标采购管理工作逐渐成为重点工作之一。医院招标采购工作是一项政策性、专业性、技术性很强的工作,优化招标采购流程对医院节约成本、提高效益有着重要意义,也是满足人民群众对医疗卫生需求的有力保障。

医院的采购范围涉及多个领域所需的设备和用品,从护理区(急诊室、手术室、接生房、产房、病房等)、服务(化验室、药房、放射室、手术室等)、到医护人员(临床、办公室和支持)等等。医院招采团队需要用最佳的方式寻源、谈判和获得招采服务、设备和用品。在正确的时间,用正确的价格,在正确的地点,按正确的数量,为正确的病人提供正确的产品,这需要系统、流程和控制。

一、医院招标采购需求的主要来源

1、常规订购

“常规订购”是指采购属于医院药品清单中指定的药品。不管是在常规情况下,还是在危机发生时,医院都有永久提供服务的义务。因此,招采过程中只有边际容错是可接受的。医院需要精细的机制来管理整个供应链。医院采购常规药品的一般订购流程是关键性任务,对应供应链运作参考模型中的采购库存产品。

常规订购的基本流程如下:

① 当出现药品需求时,护理人员检查病房仓库是否有所需的药品。

② 如果有库存,就为病人准备所需药品,如果没有,就向药房发送内部订单。

③ 药剂师接收和审核内部订单后,搜索医院的药房仓库,查找所需药品。

④ 如果有库存,药品就准备在内部交付,并运送到相应的病房。如果没有,药剂师会在供应商库中寻找合适的供应商,向既定供应商发出所需药品的采购订单。

⑤ 一段时间后,医院药剂师从供应商处收到所需药品。

⑥ 最后,这些药品被送往病房,为病人的治疗做准备。

2、特殊申请

“特殊申请”是指采购不属医院范围的药品。由于人员的流动性越来越大,医院面临着如何确保病人临床护理的连续性的挑战。由于公立医院有永久提供服务的义务,因此对不属于医院业务范围的药品的需求非常普遍。所以,用于特殊申请的订购流程在医院中变得越来越重要。

特殊申请的基本流程如下:

① 当特殊药品的需求出现时,医生会填写一张处方,上面有所需药品的一般信息。

② 医生或护理人员直接将处方送到医院药房。

③ 药剂师收到处方,检查是否有错误。

④ 如果处方有不妥(如剂量不清楚),会被退还给申请者。医生对处方进行分析,并做出必要更改。随后,处方会再次被送到药房。

⑤ 如果处方有效,药剂师会针对药品寻找合适的供应商。然后向新供应商或既定供应商发送所需药品的采购订单。

⑥ 一段时间后,医院药剂师从供应商处收到所需药品。

⑦ 下一步,药品准备在内部交付,并和运输到病房。

⑧ 最后,护理人员收到所需药品,为病人准备治疗用药。

二、目前医院招标采购存在的问题

1、大量用纸(如人工申请和采购订单、纸质定价信息);

2、多种产品处理活动(如常规药品和特殊药品的两个子流程);

3、库存占用成本过高(如人工录入和产品信息更新);

4、冗长的产品订购和交付周期时间(如当处方不完整时,多个流程迭代);

5、数据质量问题(如关于产品位置和产品利用率的信息很少);

6、 处理质量问题(如库存控制不足,没有现成的反馈循环表明患者是否有效获得合适药品);

7、与供应商的接口开发不完善(即供应商是个不可预测的黑盒子)。

三、改进医院招标采购流程的建议

1、加强招标环节的组织管理

医院招标文件的制作要严谨、细致、规范和合法,一份高质量的招标文件要能够充分表达采购方的意图和需求。医院需要完善招标采购监督约束机制,充实监督队伍,对影响采购人和中标人利益的不公正条款及时提出,监督双方顺利履行合同,促进双方合作共赢。

2、加强采购预算管理和采购成本控制

医院应加强前期调研工作,尽量细化预算到每个项目,相对准确地预估购置项目的价格范围。对于较大金额的采购项目需单独编制预算;对于较小金额的项目,应尽量集中起来统一采购,扩大采购规模,这样有利于争取到最优惠的价格,节约成本。

3、实施电子招标采购系统

使用专业的电子招标采购系统会带来持续性好处,比如8Manage SRM电子招采系统(http://www.8manage.cn/supplier/supplier.html),有利于医院与供应商的协作以及供应商管理,提高数据质量(如准确性、及时性、正确性的产品和供应商主数据)和流程质量(如在整个过程中保持订单状态的透明度)。8Manage SRM提供采购需求管理、采购订单管理、库存管理,实时开支分析等等,支持全流程电子招投标,有助于医院实现招投标的全过程监控,降低招投标、管理、时间等交易成本。

四、结语

作为政府财政支出的重要组成部分,医院采购工作的不断规范和完善至关重要。通过电子招标采购方式,有效规范医院采购行为,保证采购的“公平、公正、公开”,降低采购风险,优化资源配置,使采购工作发挥最大效益。