如何通过项目模板促进专业服务项目成功交付?

来源:互联网 时间:2020-10-20

正如汤姆彼得斯所说:“所有白领的工作都是项目工作”。项目管理是管理专业服务团队和交付的关键原则。

简化工作,从而承担更多的项目

从获得客户到实际从事项目的压力是许多专业服务公司面临的挑战,比如把一个项目概念变成一个详细的时间表。而专业服务项目管理模板则可以帮你平衡、规划、安排和分配项目,同时也节省你的时间。如果你的项目都有相似的结构,那么每次都全盘重来是没有意义的。当关键结构、步骤和最佳实践已经存在时,你可以轻松地充实模板提供的框架。

而且,你可以随着时间的推移来完善你的工作流程和项目时间线,优化工作不再需要任何额外的努力,你将能够更快更准确地预测劳动力需求和时间安排。这意味着更少的延误和更少的混乱,不再在错误的工作上浪费时间——最终让你有更多的时间去承担更多的项目和客户。

首先,在强大的项目管理工具(如8MSaaS PM:http://www.8msaas.cn/project/project_9Areas.html)中构建你的专业服务管理模板。

接下来,设置一个可定制的请求表单。你可以为每个项目模板生成一个请求表单。在申请表中填写常见问题,以便在开始项目之前从客户那里收集所需的信息。8MSaaS PM允许你使用电子表单来构建请求表单,这样就可以根据响应指定下一步应该询问哪些问题,也很容易将每个项目与正确的模板匹配起来。

有一个模板化的工作流程可以确保你提前准备好所有需要的东西,从而节省时间,这也有助于你的团队取得领先。因此,通过从一开始就设置一个强大的流程,客户会对你的专业知识感到信任,这种一致性将帮助你的团队更好地估计资源。

将沟通和反馈整合到一个地方

在专业服务调查中,客户流失的主要原因之一是沟通困难和延迟。28%的受访者表示项目合作和执行很困难或非常困难。是否有应对这两个挑战的解决方案?当然!在如8MSaaS PM这类强大的项目管理工具中,有一个模板可以集中交流过程,帮助你获得所需的反馈并轻松地进行整合。

许多公司很难在太多的工具和正确的工具之间找到平衡点。只有正确的工具才有助于优化工作流程并提供竞争优势。在我们的专业服务研究中,我们发现使用5个或以上工具的专业服务公司比使用较少工具的公司经历更多的项目延迟。

因此,与其使用聊天工具、电子邮件、电话、电子表格和会议来讨论项目,不如考虑将你的沟通整合到你的项目模板中。有了像 8MSaaS PM这样的项目管理平台,就可以简化每个人的协作。

项目模板可以在任务中按时间顺序进行通信,确保每个人都能看到。使用8MSaaS PM评论分享功能,你可以推送给正确的人和收集他们的反馈。8MSaaS PM的校对和批准功能还允许你将文件上传到任务中,这样团队就可以在一个平台提供反馈并实时协作。由于任务和沟通在同一个平台,团队可以看到延迟的响应如何影响项目,并因此更有责任感。

使流程自动化并更好地利用时间

服务团队和企业很容易被无效的会议、行政任务或不必要的来回流程所困扰。这会导致团队分心和效率低下,而这些企业根本负担不起。在一项调查中,约60%的受访者表示每周花1-3小时更新项目状态、发送更新电子邮件、生成状态报告或召开状态更新会议。

除此之外,30%的人表示,如果技术能够自动化他们工作中重复的、管理性的部分,他们可以多完成30%-39%的工作。22%的受访者甚至表示,他们可以完成50%以上的工作。

那么企业应该如何解决这个问题?团队如何做才能更好地利用资源?显而易见的答案是——自动化。模板能帮助你的团队自动完成从计费到更新工作流状态的耗时任务。

以下是一些可以使用 8MSaaS PM 项目模板自动执行的任务:

活动创建:设置请求表单,以使用预构建的模板构建项目,所有任务都会自动填写。

日期和依赖项:当填写任务到期日期时,相关任务将自动重新安排。

工作分配:可以将模板设置为根据申请表的填写方式自动将合适的员工分配给正确的项目。

警报和通知:将模板设置为在项目、活动和可交付结果状态更改时自动通知客户或团队成员。

8MSaaS PM的模板提供了一种允许你在自动化中分层的结构。除了让客户满意和团队成员井然有序之外,自动化将成为企业的最终竞争优势。你的团队将更加敏捷,能够更有效地利用时间。不管你与哪类型的客户打交道,你都可以让他们自动进入循环,这样团队成员可以留在这个区域为他们提供服务。

设定期望值并可视化项目进度

专业服务业领导者最具挑战性的工作之一就是向客户透露项目延迟的消息。97%的受访者表示他们的项目在某种程度上被推迟了。这是一个很常见的挑战,但确实会影响客户和员工的满意度。虽然无法避免每次延迟,但项目管理模板可以帮助解决一些根本问题。

首先,项目管理工具中的模板具有不同的项目视图,如甘特图。客户喜欢能够掌握每一步进程,还喜欢点击进入任务挖掘细节。而提供一个带有任务依赖关系的可视化时间线管理工具,可以帮助你的团队从一开始就将期望与客户保持一致。团队将能估计劳动力并直观地识别潜在的障碍。

同时,客户将能够看到他们需要采取行动的地点和时间,以及他们方面的延迟将如何影响项目。反复使用你的模板将有助于你继续优化时间框架和工作流程——这意味着每个项目都将变得更简单、更快、更好。

结论

随着项目的进展,无论发生什么,PMO项目管理平台中的模板都将会让你的团队使项目保持在正轨上。在我们的调查中,客户流失的三大原因中有一个是缺乏对项目状态的了解。因此,客户会喜欢你的团队带着项目模板和清晰的流程进入项目。

项目模板不仅使你的团队成员成为可信赖的专家,而且还帮助你的团队保持在他们常用的工作流程中,而不是总是根据客户可能拥有的各种工作流进行调整。由于工作流状态和时间线在同一个地方,团队成员和客户都具有可见性和责任感来保持项目的运行。

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