实施工时表管理,对雇主和员工来说各有哪些好处?

来源:互联网 时间:2020-11-20

工时表清晰地阐明所用时间的期望和结果。实际上,对于雇主和员工来说,实施工时表管理 有很多好处。

对雇主的好处:

1、改善成本和预算编制

从工资单的角度来看,办公室职员花费的时间是一项相对固定的成本,但工作类别可能有所不同。员工可能在处理不同的项目,可能在为不同的客户或不同的部门工作。

为了优化工资单及其他方面的预算编制和成本计算,你需要知道员工的工资具体花在哪些方面。如果不跟踪实际工时,企业只能靠猜测估算员工工时,这反过来会影响编制项目、客户工作等方面预算的精确度。

2、改善绩效

在许多办公环境中,员工机械式地应对没完没了的任务和会议。他们在午休时间争分夺秒,下班时也不考虑花在其他活动上的时间。

通过引进机会,跟踪员工在各项活动上所花的时间,雇主能温和地驱动员工思考效率问题。同时,员工也开始评估自身花费时间的方式,并可能做一些改进和调整,帮助员工更好地规划他们的工作日。这两者结合将巧妙地提高绩效。

3、改善开票流程

在没有严格“计费工时”政策的企业中,处于办公时间的员工通常不向客户收费,或根据估算值或商定的总额进行收费。此方法可能有一些优点,但也是造成收入损失的潜在原因。

高级管理人员通常会获得更高的福利待遇,因此他们的时间更加昂贵。如果不跟踪他们的工时,企业可能会陷入这样愚蠢的境地:

“一名时薪为150元的初级顾问花了4个小时帮助客户,这是客户需要付费的时间。然而,这位顾问需要经理的帮助,时薪为300元的经理花了2个小时帮助他的初级同事。”

在最好的情况下,如果不考虑经理在此特定交易上花费的时间,提供服务的成本就会遭歪曲。但可能的情况是,客户应该为这项服务支付两倍的费用,因为还有更多的工作要做。

4、改善计划

从审批和管理的角度来看,不断增加的员工数也是个问题,尤其是大型公司。如果对办公室职员的时间分配没有确切地了解,你就很难争论为什么需要增加人手。

如果公司计划通过增加更多的项目、客户等来进行发展,那么就需要评估可用资源。如果现有资源客观上具有95%的容量,那么在额外资源不增加的情况下,接收更多的工作可能会造成灾难性后果。公司最终可能会对客户过度承诺,然后在声誉和收入上造成更大的损失。

5、降低成本

这不是跟踪员工时的主要目的,但承认这一点仍然非常重要。弹性工作时间会增加员工懈怠的风险。但是,企业不希望向假装全心全意工作、实际只有一半时间在工作的员工支付全职薪酬。

对于办公室职员来说,使用汇总的工时是个非常好的选择。如果你的员工意识到,他这个月的工作时间少了,那么他就应该在下个月进行补偿,否则薪资就会稍微受到影响。这样能平衡工作环境,但重要的是创建开放性对话。如果员工意识到自己每个月工作的时间在减少,那么他可能会进行调整,进而降低工资成本。

对员工的好处:

1、更明确的期望

办公室里关于时间的普遍观点是,所有事情都应该在一定的期限内完成。但未完成的工作堆积如山,优先级逐渐变得模糊,员工开始纠结该做什么。他们必须不断为下一步做决定,这反而是压力的另一个来源。

通过向经理提供活动相关信息,他们可以找到决策的来源。一段时间的工时有限,在决定什么可以做和将要做什么时,保持坦诚是必须的,双方要明确需求。

2、增强的时间控制

如果不加以衡量,就无法改进。这样做,你就能更好地计划、安排和控制活动。弹性工作时间和附带项目固然很好,但如果你有几项任务,需要几个小时来完成,但离交付只剩下一周的时间,那么显然你需要加强对时间的控制。

3、更好的晋升/奖金论点

每天早到晚走就能表明你对公司的奉献吗?还有什么比一份工时表报告更能证明那些额外时间花在重要的项目上呢?员工可以利用他们的活动信息来更好地辩论,他们为什么有资格升职或者获得奖金。其次,员工的战略性和纪律性表明他们对个人目标和公司目标的投入。

4、工资与劳力相匹配

劳动力短缺问题越来越严重,加班不再是可选项,在某些公司中反而是必选项。在某些情况下,这非常不幸,也不可避免。当员工决定牺牲个人时间,花更多时间工作,他们就应该得到相应的报酬。

这不仅仅是公平的问题,而且是公司和员工之间建立信任忠诚关系的问题。许多情况下,加班工资微不足道,但承认这种加班所带来的影响,可能是敬业员工留下或离开到压力较小的地方的区别。

双方都受益于透明度的提高

综上所述,雇主和员工都能受益于跟踪办公室职员和按月计工资员工的工时表。这种方法的最大好处是,可以更清楚地了解时间支出。掌握这些信息有助于就绩效、薪酬、目标等进行认真而诚实的交谈。

一家公司从未跟踪过固定员工的工时,这并不意味着就应该保持这种状态。对于外派雇员来说,跨地区、跨部门的开展日常工作,甚至穿插于多个项目执行任务的情况是常有的事,用传统方式向上级汇报工作的办法很是复杂。

与此同时,企业管理者也常常因无法随时监控该员工的时间管理及项目进度,以及财务单据的远程低效传输而倍受困扰,这些问题都需要一款专业管理软件来解决。

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