项目成功需要跨过的8个常见陷阱

你知道哪些特定的问题和疑虑阻碍了你的项目团队取得成功吗? 在本文中，我们将讨论八个常见的项目管理陷阱，这些陷阱会阻碍团队成功交付项目结果。

1、不切实际的目标和期限

给团队带来噩梦的最大因素之一就是期望他们完成不现实的目标和期限。 当然，有时候要达到合规性必须满足监管的最后期限，但这不是我们谈论的最后期限类型。

首先，通过查看日程表来为你的项目的成功做好准备。在开始项目之前快速查看日程表，将使你确定是否是启动项目的好时机。如果一季度末通常充满报告的截止日期或特定的交付成果，那么在这个时候开始一个项目是没有意义的。

项目成功的一部分是为利益相关者树立正确的期望。在完成项目范围文档并构建了项目计划后，将项目时间线与截止日期进行比较，以确定日期是否一致。如果时间超过了项目的截止日期，那么是时候增加资源，缩小范围或协商新的结束日期。

2、目标不明确

目标和范围声明是所有项目管理的基础。团队参考这些文档以帮助他们了解项目的内容：

-总体目标

-负责方

-要求

-可交付成果

-预算

在定义项目范围时，请咨询项目发起人和每个利益相关者，以确定他们的需求和期望。 这样做将使你能够：

-公开缺少的需求

-提供更现实的时间表

-避免范围蔓延

-减少变更单数量

制定适当的范围说明后，请确保已得到项目发起人和个人利益相关者的审核和批准。 请记住，项目的成功与否取决于团队能否满足项目范围说明书中定义的要求和可交付成果。

3、构思不佳的项目计划

没有计划的项目就像在不检查地图的情况下进行公路旅行。没有地图，你有可能在到达目的地之前拐错几个弯。但是，仅仅拥有一个项目计划是远远不够的。花点时间思考一下满足你的项目要求必须执行的所有任务。经过深思熟虑的项目计划不仅要列出需要完成的任务，还要回答以下问题：

-执行每项任务需要多长时间?

-应该按什么顺序执行任务?

-是否有可以并行执行的任务?

-某些任务是否需要完成其他任务?

-应该为谁分配任务，他们有空吗?

这些问题你无法凭空回答。制定切合实际的项目计划需要与你的团队成员、项目发起人以及管理过类似项目的所有同事进行协商。

4、范围蔓延

范围蔓延是项目管理的祸害。范围蔓延通常是由于缺少要求或变更管理流程不足而发生的。即使在最佳项目中，当收到新信息或条件发生变化时，范围也可能需要更改。

要处理范围变化，请首先评估更改将如何影响项目的范围、预算和时间表。如果无法扩展项目时间表，是否会增加更多资源或缩小范围来保持项目进度? 一旦评估了影响，请记录下更改及其影响，然后将权衡结果提交给项目发起人和其他利益相关者以供批准和签字。

5、资源不足

超时工作会对项目可交付成果的质量产生负面影响，这一点已经被一再证明。不要指望你的团队能够弥补资源的不足。

在制定项目进度表时，请考虑：

-假期和其他不在办公室的时间

-并行项目需求

-会议、时间跟踪和其他会影响他们做项目工作的职责

请记住，每周工作40小时并不等于项目时间的40小时。

6、沟通不畅

团队合作的中心是沟通。始终保持沟通畅通非常重要，因为缺少沟通会影响可交付成果的质量并导致错过日期。

为你的团队选择合适的沟通媒介。例如，电子邮件不是讨论项目过程中出现的问题的最佳方法。在电子邮件中跟踪讨论线程非常耗时，并且不是解决问题的最有效方法。电子邮件最适合用来向团队传递重要信息。

安排团队的定期检查。会议安排的频率在一定程度上取决于你用来跟踪项目任务的工具以及项目的复杂性。如果你使用了项目管理工具使团队成员实时更新其状态，发布问题和评论并跟踪他们的时间，则可以减少会议的次数和频率。

7、缺乏问责制

你和你的团队应对你所承担的项目的成功或失败负责。问责既需要透明度和沟通。如果团队成员的进度(或缺乏进度)是可见的，并且有责任报告其任务状态，则他们更有可能遵守承诺。定期与项目团队会面，以审查项目状态并应对所有影响团队完成任务能力的障碍。

8、没有可靠的项目管理工具

项目计划和跟踪涉及大量动态和相互关联的数据。由于信息的丰富性、动态性、互连性和细节性，信息的复杂性很容易超出人类记忆、大型白板或诸如Excel之类的静态电子工具的能力。

通过现代项目管理软件来提高你团队的项目生产力是明智的。比如，8Manage敏捷大项目管理软件(http://www.8manage.cn/pm/agile-largeproject.html)，能够用于项目计划、时间管理、资源分配、预算以及实际成本跟踪和变更管理等，助你克服项目常见障碍，全面满足项目团队管理需要。

8Manage为你提供轻松规划，跟踪和重新规划功能，可以指导你顺利地完成整个项目过程：

-为最终目标建立基线，系统自动计算最终目标的完成率;

-自动化审计跟踪项目进度，透明度和满意度获得提高;

-创建责任明确的工作分解结构，可以微调满足需求所需的资源;

-项目信息与业务实时联动，拥有单一事实版本的当前计划和状态;

-持续集成流程和日常健全测试，减少沟通障碍并及时纠错;

-控制可交付成果质量，可视化数据有助对项目成果汇报。

项目管理陷阱并非不可避开，项目团队需要有意识且掌握正确有效的方法解决这些障碍，才能获得项目成功。现代项目管理软件是最有用的工具之一，可以帮你很好地应对项目挑战。8Manage 敏捷大项目管理软件最大的特点是解决大型项目与最终目标脱离的问题，推动你的项目成功交付。详细解决方案请联系我们获取。