法大大电子合同，破解集团型企业劳动合同管理之“痛”

这是法大大在国家级媒体《中国人力资源社会保障》刊发的第二篇专栏,该专栏于7月11日得到首发,本篇原文载于杂志2019年第9期,第54页。法大大同时也是该杂志的理事会副理事长单位。

人力资源作为“推动经济社会发展”的第一资源,信息化于之已势在必行。

现代集团型企业的HR(人力资源,下文同),在劳动合同签署及管理方面,面对的是动辄数千、数万甚至数十万名员工的劳动关系管理,而作为双方关系的基础契约保障,劳动合同更是重中之重。

1、集团型企业劳动合同风控之“痛”

制造业、餐饮业、零售业等劳动密集型产业,员工流动高频且大量,企业HR 如何高效、平衡地处理员工入离职手续?

当各地主体公司印章特别多,HR 们如何实现准确核用、权限清晰的,可能多达数十个的印章调用及管理?

纸质合同产生的大量用纸、打印、邮寄、仓储等成本,是否可以得到压缩节减,乃至成为人资部门的创新亮点?

……

事实上,以上问题均可以通过新兴的“黑科技”手段得到解决。以第三方电子合同平台法大大为例,结合该平台的实际案例,来探索集团型企业HR 工作的优化与创新之路。

2、数字化签约一一破解“合同之痛”

不少集团公司在分支机构当地并未设置HR,所有劳动合同需统一递交总部签署管理。法大大电子劳动合同由于全线上签约管理,并采用了实名认证、防篡改、第三方取时技术,在保障产品符合《中华人民共和国电子签名法》对“可靠电子签名”的四要素要求的同时,免除了集团HR邮寄、打印、核对纸质合同的工作,既加快了效率、降低了风险,也提高了员工办理入职手续的体验度和满意度。

针对劳动密集型企业员工入离职手续的办理,重复、机械的工作几乎是HR的日常,法大大电子劳动合同帮助他们用最少的时间解决了重复机械的事务性工作,体会到了“技术解放双手”的便利。

纸质合同的存储和保管“难题”?实践中,一些大型公司不仅需要为纸质劳动合同规划专门的仓储空间来存放,同时对仓储空间的温度、湿度等都有严格的控制要求,甚至在员工离职多年后,还需定期组织销毁累积的大量历史资料,人力、物力、效率问题日趋严重。而电子合同由于全线上操作、云端多备份等特性,几乎完全减免了企业在该方面的资源占用及各项成本。

主体印章繁多怎么办?以法大大服务的一家正蓬勃发展的集团型企业为例,其在全国数十个城市设有分支机构,主体印章短时间内从50多个增加到80 多个,且仍在快速增长中,通过法大大电子劳动合同解决方案,该企业HR 不仅实现了权责清晰的用章管理,用章规范也通过用章前的实名及意愿认证得到了保障,极大避免了印章错用、乱用导致的风险。

法大大电子合同目前已广泛应用于人力资源服务、金融、房地产、汽车、教育、保险等领域,其中,美团、携程、陌陌、58 到家、上海外服、CDP 等标杆企业,都已启用法大大电子合同处理内部人事文件管理工作。另一方面,以数字政务为代表的国家层面对电子合同的关注及应用也正在展开,电子劳动合同可谓企业实现降本提效、创新进击的一股重要潜力和发展方向。

3、专家观点

电子合同是解决传统劳动合同风险最好的方式,现在国内的一些领先企业都已经在使用,或者说准备使用电子劳动合同。

——国内知名HR 共享服务和信息化专家左葆瑜

数字签名远程化、人力档案管理电子化、面谈远程化,特别是电子劳动合同应用,可以从法律上为企业避免风险、节约成本、提高管理效率。

——法大大联合创始人兼首席法务官梅臻律师