智慧政务OA系统来文怎么处理?华天动力来解答

来源:互联网 时间:2019-08-14

收文、发文是机关日常管理的基本要求,是为党委、政府科学决策、正确指导工作提供服务的重要途径,为规范管理、提高效率,各级党政机关单位都有一套特定的管理制度。

随着信息化进程的发展,使用传统的纸质办公流程,越来越复杂的来文,已经让政府部门收文管理工作人员不堪重负,归档难、查询难、跟踪难、审批难、监控难,统计难,各种难点使收文的效率越来越低,而智慧政务作为近些年来的重点项目,智慧协同OA系统的作用渐渐凸显出来。那么用智慧政务OA系统来文怎么处理华天动力来帮您解答。

一般的收文流程大致如下:

来文登记→拟办→批示→分发→监控→传阅→承办→转办→归档。

来文登记:

收到上级部门的纸质公文后,行政秘书可以通过扫描或拍照的方式将纸质文件转成图片或PDF格式上传进入OA系统进行登记(如果收到的文件是通过授权联网的上级部门OA系统发来的或者QQ、微信等网络方式收到的电子文件就更好办了,直接上传进入协同管理OA系统登记),主要分为通知、会议纪要、通用收文三类。

拟办:

行政秘书将协同管理OA系统中新登记的文件送给拟办环节负责人(通常是办公室主任或综合部门负责人),拟办环节负责人接到系统提醒后查看并根据公文内容签署拟办意见后,系统自动回退给行政秘书,由行政秘书根据拟办意见先送分管领导批示。

批示:

分管领导接到系统提醒后查看公文并做出批示后,OA系统将公文回退给行政秘书,这在OA上称为秘书节点,行政秘书将带有分管领导批示意见的公文用OA系统传送给主要领导批示,主要领导接到OA系统提醒后查看公文并作出批示后,OA系统将公文回退给行政秘书。

分发:

行政秘书将带有领导批示的公文,根据批示内容用OA系统分发给相关责任人传阅或承办。

传阅:

各传阅环节负责人查看公文后通常只需在OA系统签名即可,也可以根据需要签署意见。

承办:

承办部门负责人承办后在OA系统中签署承办报告,也可以根据工作需要,将公文在OA系统中转送其他相关人员办理。

归档:

公文涉及的处理环节都结束之后,由行政秘书在协同管理OA系统进行归档操作,普通文件可以归入文档中心,方便随时查看,重要机密文件归入档案中心,需经过档案借阅审批方可查看。

监控:

由于采用协同管理OA系统进行收文处理后,每一个处理流程都被系统所记录,包括相关的流程名称、责任人、办理意见、阅读时间等信息,管理员可以通过收文监控进行查看,在必要的时候可以作为收文处理责任追溯的清晰、有效的依据,并且还可以根据需求自动生产清晰的报表图,查看一段时间以来的收文处理情况,方便领导统观全局。

事实上,华天动力政务版OA系统的收文处理模块还具有流程设置功能,管理员可以根据本单位的办文要求对流程进行专门设置,可以增加或减少收文处理流程,设置每个环节的动作等等,可以适应几乎所有政府机关单位的收文处理要求,具有全程电子化、跨平台、多终端和全程监控等有利于提高收文处理效率的强大特性,是政府机关单位提高收文处理效率进而提升行政效率的有益助力。

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